En telefon (TMS) är ett system som ger både affärs-och administratörer hem med viktiga verktyg som kan göra det möjligt för dem att kunna följa televerksamhet och användningen, minska telefon-relaterade övergrepp, hantera kostnader och förbättra produktiviteten. TMS integrerar viktiga funktioner, som är lätt att driva användare bland, ansikten för att hjälpa administratörer bättre hantera att deras telefonsystem
Struktur
Driften av en TMS är beroende av dess struktur. En TMS kan vara antingen telefon-baserade och använder en PBX (en företagsväxel --- ett telefonsystem som betjänar endast en enda organisation) eller kan integrera en telefonväxel med ett datorsystem. Eftersom det sistnämnda kan vara mer sofistikerade och komplexa för att organisera, det är oftast används i företag eller affärslösningar som kräver hantering av många terminaler --- från fasta till mobila till Voice over Internet (VoIP) eller kombinationer av dessa.
Call Control
En viktig operation som en TMS gör är kontrollen av samtal som görs med en telefon terminal ansluten till systemet. Administratörer kan skapa och tilldela personliga identifieringsnummer (PIN), utan vilken tillgång kan begränsas till vissa funktioner eller förnekas helt och hållet. Samtalslängd kan också ställas in för att begränsa den maximala tiden för en viss terminal kan användas innan det automatiskt kopplas bort. Samtal till eller från specifika nummer kan också blockeras. Automatiserad samtal svara och vidarebefordra kan också hanteras av de flesta TMS-system.
Ring Övervakning
De olika typer av TMS alla tillåta användare att övervaka samtal enligt olika parametrar. Det kan vara av intresse för administratörer att kunna utföra övervakningen på samtal för att kontrollera hur deras system används. TMS lösningar kan också följa samtal enligt sådana parametrar som antal ringer eller nummer kallas, var den andra parten och samtalslängd.
Data Collection
TMS-system kan registrera data som genereras av telefon systemanvändning. Administratörer kan ha möjlighet att manuellt spela in samtal om framtida referens, eller de kanske kan ställa automatiserad inspelning parametrar så att allt samtal till eller från specifika nummer registreras automatiskt. Andra parametrar, såsom användning av budgetanslag och specifika uppringda kan också noteras av systemet. Många TMS-system kan programmeras att automatiskt tratten data som genereras i de centrala databaserna för datasäkerhet, lagring och rapportgenerering.
Metrics Generation
Software lösningar kan aktivera TMS som är ansluten till datasystem för att generera statistik avseende telefonsystemet användning. Många kan också sparas för att skapa rapporter som baseras på dessa data. Mer omfattande TMS kan erbjuda en mängd olika rapporter, från en översikt av systemet som helhet från en kostnad och budget perspektiv till användningsmönster för en viss användare eller användare. Beroende på vilken TMS, kan dessa rapporter genereras vid vissa tider på daglig, veckovis eller månadsvis. Dessa rapporter kan användas för att peka ut särskilt problem eller höga kostnader områden och gör att administratörer kan agera därefter.
